Prima di tutto una cattiva notizia, lo spazio di memorizzazione non è mai infinito, specialmente in ambiente aziendale dove troverete un Server Exchange che memorizza il contenuto della vostra casella email. Alla vostra casella email è stata assegnata una quota di spazio, un valore sotto il quale venite avvisati che lo spazio è quasi esaurito, un valore sotto il quale non potete più inviare oppure ne inviare ne ricevere (ma se il lavoro del sistemista è stato fatto bene verrete avvisati prima di arrivare in un punto critico). Già che ci siamo diamo anche una seconda cattiva notizia, Outlook anche se viene usato come tale non è un sistema di conservazione dei dati e delle mail storiche anche se utenti usando archivi e gigabyte di dati riescono a costruirsi castelli di informazioni, spesso retti dalla fortuna più che da una acuta pianificazione. Outlook è un programma per la lettura delle mail e per la conservazione di un numero ragionevole di informazioni, poi l'uso ne può essere distorto a piacimento, ma a proprio rischio. Almeno la terza notizia può essere positiva, ed è che un buon utente aziendale, impara a salvare solo l'essenziale e a creare archivi sostenibili e soggetti a backup, questo è il genere di utente che meglio convive con Outlook, specialmente se capisce dove sono conservati i suoi dati. Ma vediamo dove sono i vostri dati, i recipienti/scatole in cui si trovano sono almeno di due tipi. 1° - La vostra casella sul server replicata più o meno in locale Sul vostro PC troverete invece appunto Outlook che come programma client, e configurato in un certo modo rispetto ad un'altro, vi mostrerà più o meno manteriale rispetto a quanto esiste nella vostra casella Exchange sul server. Potrete vedere 12/24 mesi oppure tutto il materiale memorizzato sul server, nel caso il vostro client outlook sia stato configurato per mantenere memorizzato localmente una certa quantità di informazioni della vostra casella, oppure tutto nel caso siate collegati al server direttamente.Insomma le vostre informazioni possono essere:
Questa variabilità di configurazione genera di solito una bella confusione all'utente che di solito non capisce dove siano effettivamente i propri dati personali, appuntamenti e calendario compresi. 2° - I vostri archivi - locali/online
A complicare ulteriormente la cosa esistono gli archivi locali PST nei quali memorizzare un archivio di vecchia posta o posta giudicata particolarmente importante, e gli archivi ONLINE, che esistono solo appunto online legati alla vostra casella sul server, e che sono a certe condizioni visibili da client outllok locale, e sempre dalla OWA. Se sono in remoto senza il mio PC ed entro nella OWA vedrò gli archivi online, mentre non potrò accedere ai PST che sono memorizzati localmente sul PC, se uso il mio PC con la giusta versione di Office e Outlook potrò accedere a tutto. Aggiungiamo che il sistemista può trasformare archivi PST in archivi online, può spostare oggi anche questi archivi nel cloud, e che ogni azione dovrebbe essere fatta informando l'utente e pensando all'integrità dei dati per non creare problemi e perdite di informazioni potenzialmente interessanti, qualche volta vitali. Ora quello che possiamo constatare è che spesso l'utente non capisce dove siano i dati. non sempre la flessibilità è un vantaggio, spesso l'utente perde i dati che vorrebbe conservare. Questo problema nasce dall'industrializzazione dell'informatica, in cui i corsi di alfabetizzazione e informazione sono quasi spariti del tutto, i giovani se la cavano, le persone mature, più o meno, qualche volta compiono senza volerlo veri e propri disastri. All'utente non viene spiegato molto anzi spesso è considerato "stupido" per cui meno gli diciamo meglio è, ma questa è una strategia supponente sbagliata ed arrogante, le persone anche se non tutte, possono capire una buona porzione di quanto serve e fare un buon lavoro grazie proprio al fatto di avere capito bene la situazione in cui si trovano. |
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